УВАЖАЕМЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ!
23 марта 2020 года между профсоюзами, работодателями и Правительством Приморского края заключено региональное трехстороннее Соглашение о регулировании социально-трудовых отношений на 2020-2022 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по обеспечению социальной стабильности, включая снижение масштабов бедности, безработицы, обеспечению социальных гарантий работникам и предотвращению трудовых конфликтов, повышению благосостояния населения Приморского края.
Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.11. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу, созданных до 2003 года, – не менее 75 лет со дня создания; созданных начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания (статьи 17 и 221), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив (статья 23).
Состав документов, подлежащих хранению в течение 75/50 лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).
В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020, регистрационный № 57449) определен комплекс документов, которым установлен 75/50-летний срок хранения.
Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст.310-312, 402, 407, 434, 553), с 6-летним сроком хранения (ст. 295, 309, 624), может быть установлен 75/50-летний срок хранения для работников с тяжелыми,
вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75/50-летний срок хранения.
Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).
ВЫПИСКА
из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
1. Организация системы управления |
||||
|
42 |
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) |
50/75 лет[1] |
||
|
1.3.3. Управление и распоряжение имуществом |
||||
|
122 |
Ведомости на выплату дивидендов(доходов) по ценным бумагам и иных выплат |
50/75 лет |
||
|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов |
||||
|
182 |
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: |
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, |
||
|
б) распорядительных документов |
50/75 лет |
|||
|
4. Учет и отчетность |
||||
|
295 |
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи |
6 лет (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет |
|
|
296 |
Лицевые счета работников, карточки-справки |
50/75 лет |
||
|
301 |
Договоры гражданско- правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг |
50/75 лет |
||
|
4.3. Налогообложение |
||||
|
308 |
Расчеты по страховым взносам: |
|||
|
а) годовые; |
50/75 лет |
|||
|
б) квартальные |
50/75 лет |
|||
|
309 |
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов |
6 лет (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет |
|
|
310 |
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов |
5 лет (1) |
(1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей |
|
|
311 |
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры |
5 лет (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет |
|
|
312 |
Справка о доходах и суммах налога физического лица |
5 лет (1)(2) |
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет (2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства |
|
|
7. Трудовые отношения |
||||
|
392 |
Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) |
5 лет (1) |
(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет |
|
|
7.2. Нормирование и оплата труда |
||||
|
400 |
Тарификационные списки (ведомости) работников |
50/75 лет |
||
|
402 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет (1) |
(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет |
|
|
403 |
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда |
50/75 лет |
||
|
404 |
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы |
50/75 лет |
||
|
7.3. Охрана труда |
||||
|
407 |
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): |
(1) При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет |
||
|
а) по месту проведения; |
45 лет (1) |
|||
|
б) в других организациях |
5 лет |
|||
|
413 |
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
50/75 лет |
||
|
414 |
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
50/75 лет |
||
|
415 |
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных |
1 год (1)(2) |
(1) После закрытия наряда- допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях |
|
|
416 |
Журнал учета выдачи нарядов- допусков на производство работ |
1 год (1)(2) |
(1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет |
|
|
419 |
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
||
|
423 |
Журналы, книги учета: |
|||
|
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); |
45 лет |
|||
|
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
|||
|
424 |
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
||
|
425 |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно |
||
|
а) по месту составления; |
45 лет (1) |
|||
|
б) в других организациях |
5 лет |
|||
|
427 |
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года (1) |
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 лет |
|
|
8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет |
||||
|
434 |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: |
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет |
||
|
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении |
50/75 лет |
|||
|
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основой (профильной) деятельностью; |
5 лет (1) |
|||
|
в) о служебных проверках; |
5 лет |
|||
|
г) о направлении в командировку работников; |
5 лет (1) |
|||
|
д) о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
|||
|
435 |
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об |
50/75 лет |
||
|
437 |
Документы конкурсных комиссий |
|||
|
а) решения конкурсных комиссий |
15 лет |
|||
|
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; |
5 лет |
|||
|
в) конкурсные бюллетени |
5 лет |
|||
|
443 |
Должностные регламенты (инструкции) работников |
50/75 лет |
||
|
444 |
Личные карточки работников, |
50/75 лет |
||
|
445 |
Личные дела руководителей |
50/75 лет |
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
|
|
446 |
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) |
50 лет |
||
|
449 |
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования |
(1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
|
|
450 |
Сведения о трудовой деятельности |
50/75 лет |
||
|
463 |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: |
|||
|
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; |
50/75 лет |
|||
|
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); |
50/75 лет |
|||
|
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; |
50/75 лет |
|||
|
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства |
50/75 лет |
|||
|
8.2. Противодействие коррупции |
||||
|
467 |
Справки о доходах, расходах, |
50/75 лет |
||
|
8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации |
||||
|
489 |
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов |
50 лет |
||
|
8.4. Награждение |
||||
|
502 |
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных |
50/75 лет |
||
|
10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности |
||||
|
553 |
Путевые листы |
5 лет (1) |
(1) При отсутствии других документов, подтверждающих вредные |
|
|
12. Социально-бытовые вопросы |
||||
|
621 |
Личные дела: |
(1) После снятия получателя с учета (2) При отсутствии периода, засчитываемого в трудовой стаж – 3 года (3) После прекращения страховых выплат |
||
|
б) несовершеннолетних подопечных; |
75 лет |
|||
|
в) получателей государственных услуг, признанных безработными; |
50 лет (2) |
|||
|
з) получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
|||
|
624 |
Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета: |
(1) В электронной форме – 75 лет |
||
|
а) у страхователей; |
5 лет |
|||
|
б) в Пенсионном фонде Российской Федерации |
6 лет (1) |
|||
|
635 |
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров |
3 года (1) |
(1) Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными, опасными условиями труда – 50/75 лет |
|
_______________________
[1]) Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).
[2]) ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия