Новый алгоритм возмещения расходов на охрану труда из ФСС
Чтобы без проблем вернуть от ФСС средства на охрану труда, используйте новый алгоритм. Теперь ФСС разрешает не просто зачесть расходы в счет взносов, а перечисляет живые деньги организации.
В алгоритме – новая схема действий, план мероприятий, который нужно составить, и образец заявления в ФСС.
В 2021 году Правительство установило особенности возмещения расходов на предупредительные меры. Теперь расходы на охрану труда нельзя зачесть в счет уплаты взносов на страхование от несчастных случаев. Они возмещаются за счет средств ФСС. То есть работодатель самостоятельно оплачивает мероприятия по охране труда и далее частично финансирует их из средств ФСС. Это указано в положении об особенностях возмещения расходов страхователей в 2021 году, утвержденном постановлением Правительства от 30.12.2020 № 2375.
Чтобы вернуть средства на охрану труда от ФСС:
- узнайте сумму взносов, которые можно возместить;
- свяжитесь со специалистом ФСС, который работает с предприятием;
- подберите мероприятия для максимального возмещения взносов;
- составьте план финансового обеспечения;
- направьте заявление и пакет необходимых документов в ФСС;
- узнайте, принял ли ФСС заявление;
- направьте заявление о возмещении расходов на охрану труда;
- ежеквартально отчитывайтесь в ФСС.
- Узнайте сумму взносов, которые можно возместить
Заранее уточните в бухгалтерии, какую сумму получите от ФСС на охрану труда. Если заранее знать сумму – это поможет спланировать мероприятия, которые можно заявить на возмещение.
В общем случае можно вернуть до 20 процентов от суммы страховых взносов. Сумму возврата можно увеличить до 30 процентов, если дополнительные средства сверх 20 процентов направить на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста (п. 2 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее – Правила)).
Чтобы рассчитать максимальную сумму, которую можно возместить от ФСС, используйте формулу:
|
( |
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, начисленные организацией за предыдущий год |
– |
Расходы на выплату обеспечения по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний, произведенные организацией в предыдущем году |
) |
× |
20% |
Такое условие установлено в абзаце 3 пункта 2 Правил.
Для организаций с численностью до 100 человек, которые в течение двух предыдущих лет вообще не финансировали профилактику травматизма, нужно дополнительно соблюдать два условия:
- сумму возврата страховых взносов нужно рассчитывать с учетом страховых взносов не за прошлый год, а за предыдущие три года;
- максимальная сумма возврата страховых взносов должна быть не больше общей суммы страховых взносов организации за текущий год.
Такие правила установлены в абзацах 4–6 пункта 2 Правил.
- Свяжитесь со специалистом ФСС, к которому прикреплено
предприятие по зоне обслуживания
Выясните в бухгалтерии организации, к какому отделению ФСС отнесено предприятие, и позвоните, чтобы узнать, к кому из специалистов прикреплено предприятие. Перечень адресов, телефонов и графиков работы территориальных органов ФСС в субъектах РФ можно найти на официальном сайте фонда, официальных сайтах территориальных органов фонда, в федеральном реестре и на Едином портале.
Сообщите специалисту ФСС, что собираетесь написать заявление о возмещении страховых взносов. Узнайте у специалиста сумму взносов по данным ФСС, которая подлежит возмещению.
Специалист отделения ФСС окажет содействие, так как количество принятых заявлений – один из показателей его работы.
Как правило, специалист ФСС:
- помогает выбрать позицию или позиции, по которым ФСС возместит взносы;
- проконсультирует о документах по выбранной позиции, которые нужно приложить к заявлению;
- направит действующие формы документов – заявление, план финансового обеспечения и т. п.;
- проверит, правильно ли составлены документы, по электронной почте – это избавит вас от дополнительных поездок в отделение ФСС без предварительного согласования документов.
Если специалист отказывается называть сумму финансирования по телефону, то направьте официальный запрос.
3. Подберите мероприятия для максимального возмещения взносов
и откорректируйте план мероприятий
С учетом сумм, которые получите от ФСС, определите мероприятия, расходы на которые можно возместить. Рассмотрите мероприятия из плана мероприятий по охране труда на текущий год. При расчете возмещаемых сумм выгоднее подобрать мероприятия, которые позволят получить максимальную сумму возмещения.
Вопрос: За покупку каких СИЗ можно получить возмещение расходов от ФСС
За счет ФСС можно возместить расходы на СИЗ, которые работникам нужно выдать по типовым нормам бесплатной выдачи СИЗ либо по результатам спецоценки условий труда. При этом СИЗ, которые закупил работодатель, должны быть произведены на территории России или других государств – членов Евразийского экономического союза: Армении, Белоруссии, Казахстана, Киргизии (подп. «г» п. 3 Правил).
ФСС возместит расходы на СИЗ в пределах 20 процентов страховых взносов, которые предприятие уплатило в предшествующем году.
Чтобы подтвердить расходы на покупку СИЗ, к заявлению в ФСС нужно приложить:
1). Перечень приобретаемых СИЗ.
В перечне нужно указать:
- профессии и должности работников, для которых приобретались СИЗ;
- пункт и реквизиты типовой нормы, по которой работникам нужно выдавать соответствующие СИЗ;
- количество СИЗ;
- стоимость;
- дату изготовления;
- срок годности.
2). Перечень СИЗ, приобретаемых с учетом результатов спецоценки.
В перечне нужно указать:
- профессии и должности работников, для которых приобретались СИЗ;
- норму выдачи СИЗ;
- количество СИЗ;
- стоимость;
- дату изготовления;
- срок годности.
3). Копии сертификатов или деклараций соответствия СИЗ техрегламенту ТС «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011).
На какие СИЗ нужна декларация о соответствии, а на какие – сертификат соответствия, читайте в рекомендации.
4). Документы, которые подтверждают, что СИЗ произвели на территории России или других государств – членов ЕЭС.
Чтобы подтвердить факт производства СИЗ на территории России, нужно представить копию заключения о подтверждении производства промпродукции на территории РФ, которое выдает Минпромторг.
Чтобы подтвердить факт производства СИЗ на территории других государств – членов ЕЭС, достаточно копии декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара.
Документы, которые нужно приложить к заявлению для возмещения расходов на СИЗ, перечислены в подпункте «г» пункта 4 Правил.
Вопрос: Можно ли возместить расходы на обязательные медосмотры работников за счет ФСС
Да, можно, но только на обязательные периодические медосмотры работников, которые заняты на работах с вредными или опасными производственными факторами. Это указано в подпункте «е» пункта 3 Правил. При этом к таким работникам относятся как подвергающиеся воздействию вредных производственных факторов, так и выполняющие работы, предусмотренные перечнем работ в Порядке № 29н (письмо ФСС от 05.11.2020 № 02-08-01/12-05-12630л).
Для возмещения расходов на периодические медосмотры к заявлению в ФСС нужно приложить копии:
- списка работников, которых нужно направить на периодический медосмотр в текущем календарном году;
- договора с медучреждением;
- лицензии медучреждения.
Документы, которые нужно приложить для возмещения расходов на периодические медосмотры, перечислены в подпункте «е» пункта 4 Правил.
Вопрос: Можно ли возместить в ФСС расходы на медосмотр сотрудников, которые работают за компьютером
Да, можно.
ФСС возмещает расходы на проведение обязательных периодических медосмотров работников, которые заняты на работах с вредными и опасными производственными факторами. Это указано в Правилах финансирования, которые утверждены приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н.
Однако стоит учитывать, что направлять на медосмотр сотрудников, которые работают на компьютере, можно, только если по результатам спецоценки на рабочем месте вредные или опасные условия труда или есть химфакторы, которые обозначены в Порядке № 29н одной из пяти букв верхнего индекса (письмо Минтруда от 04.03.2021 № 15-2/ООГ-581):
- А– химические вещества, способные вызывать аллергические заболевания;
- Ф– аэрозоли преимущественно фиброгенного действия;
- Р – вещества, опасные для репродуктивного здоровья человека;
- К– канцерогенные вещества, биологические и физические факторы;
- О– вещества, опасные для развития острого отравления.
Вопрос: Можно ли возместить расходы за счет ФСС на санаторно-курортное лечение работников
Да, можно, если они работают с вредными или опасными факторами либо являются предпенсионерами (подп. «д» п. 3, подп. «н» п. 3 приказа Минтруда от 10.12.2012 № 580н).
Документы, которые нужно представить в ФСС для обоснования:
- заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников;
- списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций;
- копия лицензии санатория;
- копии договоров на покупку путевок;
- калькуляция стоимости путевок.
Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить:
- копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт;
- списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт;
- копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение;
- письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных.
Вопрос: Как вернуть деньги, потраченные на обучение работников, через ФСС
Можно вернуть деньги через ФСС за обучение работников, которых обучили в учебном центре (п. 3 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н). К ним относятся:
- руководители и работники малого бизнеса;
- руководители госучреждений;
- специалисты и уполномоченные по охране труда;
- члены комиссий по охране труда;
- отдельные категории работников на ОПО, которых нужно обучить с отрывом от производства.
Включите затраты по обучению работников в текущем году в план финансового обеспечения. Как составить план, читайте в рекомендации. Далее оформите возврат средств из ФСС на обучение работников. Для этого направьте заявление в ФСС и приложите к нему пакет документов:
- копия приказа о направлении работников на обучение;
- список работников, направляемых на обучение;
- копия договора с обучающей организацией;
- копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр организаций, оказывающих услуги в области охраны труда;
- копия программы обучения;
- документы работников, подтверждающие, что они занимают должности, которые могут обучаться за счет ФСС.
- Составьте план финансового обеспечения
Перед тем как составить пакет документов в ФСС, оформите план финансового обеспечения. Включите в план затраты на охрану труда на сумму, которую выплатит ФСС.
ПРИМЕР
Какие мероприятия включить в план финансового обеспечения
Чтобы понять, какие мероприятия включить в план финансового обеспечения в 2021 году в ООО «Гамма», специалист по охране труда узнал сумму, которую ФСС вернет за эти мероприятия. Сумма составила 10 967 руб. При этом в ООО «Гамма» в 2021 году провели спецоценку на 10 рабочих местах на сумму 15 000 руб. и медосмотр 5 работников на сумму 20 000 руб. В план включили только спецоценку, при этом скорректировали сумму: одно рабочее место стоит 1500 руб., в плане указали, что спецоценку провели на 8 рабочих местах. То есть сумма к возмещению – 12 000 руб. К плану финансового обеспечения приложили пояснительную записку, где указали, что разницу между суммой затрат на мероприятия по охране труда и 20 процентами от страховых взносов организация оплатит за счет собственных средств. То есть 12 000 руб. – 10 967 руб. = 1033 руб.
Можно включить в план финансового обеспечения затраты, которые предприятие только планирует. Например, планируемую спецоценку условий труда можно включить в план и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС. Для этого необходимо, чтобы предприятие заключило договор с организацией, которая проводит спецоценку, до подачи заявления в ФСС.
Если сумма затрат в текущем году превышает сумму, которую профинансирует ФСС, рекомендуем направить вместе с планом финансового обеспечения пояснительную записку. В ней укажите, что разницу между суммой затрат на мероприятия по охране труда и 20 процентами от страховых взносов ваша организация оплатит за счет собственных средств.
Если предприятие включило в план будущие расходы и не полностью их использовало, об этом сообщите в ФСС до 10 октября (п. 13 Правил).
План финансового обеспечения подпишите у главного бухгалтера и у генерального директора предприятия. Затем отнесите два экземпляра плана в отделение ФСС. После проверки плана на вашем экземпляре работники ФСС поставят отметку о принятии.
Получите у специалиста отделения ФСС заверенную выписку из приказа о финансовом обеспечении мер для вашего предприятия.
- Направьте заявление о финансировании мероприятий по охране труда
Чтобы оформить возврат средств на охрану труда от ФСС, составьте заявление о финансировании мероприятий по охране труда и приложите к нему пакет документов. Подать заявление нужно до 1 августа текущего календарного года в территориальный орган ФСС по месту регистрации предприятия. Не обращайтесь в крайний срок, лучше сделайте это за несколько месяцев. Если в документах найдут ошибки, то заявление вернут для устранения. В этом случае есть риск пропустить срок подачи. На основании такого заявления ФСС рассматривает, будут ли выплачены средства и в каком объеме.
Заявление заполните на бумажном носителе или в форме электронного документа. Форма заявления приведена в приложении № 1 к Административному регламенту.
ВНИМАНИЕ
Перед визитом в отделение ФСС получите у руководителей предприятия доверенность на представление интересов предприятия в отделении ФСС.
Если заявление подаете в бумажной форме, то оформите два экземпляра. На вашем экземпляре специалист отделения ФСС сделает отметку в принятии заявления и назначит проведение камеральной проверки по наличию или отсутствию пеней.
К заявлению приложите:
- план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году по форме приложения к Правилам, разработанный с учетом перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, с указанием суммы финансирования;
- копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по результатам СОУТ;
- копию или выписку из коллективного договора и (или) соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников, если на предприятии есть такой документ.
Чтобы обосновать финансовое обеспечение предупредительных мер, дополнительно приложите документы или их копии, которые подтвердят необходимость финансового обеспечения предупредительных мер, по таблице (п. 4 Правил):
- спецоценка условий труда;
- снижение уровня вредных факторов;
- обучение охране труда;
- приобретение СИЗ;
- санаторно-курортное лечение работников, в том числе предпенсионеров;
- периодические медосмотры;
- покупка лечебно-профилактического питания;
- покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров;
- покупка тахографов;
- покупка аптечек первой помощи;
- приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного.
Таблица. Документы, которые нужно приложить для возмещения расходов на мероприятия по охране труда
|
Мероприятие |
Документы |
|
Спецоценка условий труда |
Копия приказа о создании комиссии по спецоценке; копия договора с организацией, которая будет проводить спецоценку, с указанием количества оцениваемых рабочих мест и стоимости спецоценки |
|
Снижение уровня вредных факторов |
Копия отчета о спецоценке, которая подтверждает, что на рабочих местах работников уровень вредных или опасных факторов превышает норму; копия отчета о спецоценке, которую провели после мероприятия по снижению уровня вредных факторов и которая подтверждает, что класс или подкласс условий труда на рабочих местах был снижен; копии документов о приобретении оборудования или о проведении работ для снижения воздействия вредных и опасных факторов; если запланированы мероприятия, не требующие приобретения оборудования, – копия договора на проведение таких работ |
|
Обучение охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда |
Копия приказа о направлении работников на обучение; список работников, направляемых на обучение; копия договора с обучающей организацией; копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр организаций, оказывающих услуги в области охраны труда; копия программы обучения; |
|
Приобретение СИЗ |
Перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий, должностей работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ; перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки; копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техническому регламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011); копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации, выданного Минпромторгом в отношении СИЗ; копия декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара – для СИЗ, изготовленных на территории других государств – членов Евразийского экономического союза |
|
Санаторно-курортное лечение работников |
Заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников; списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций; копия лицензии санатория; копии договоров на покупку путевок; калькуляция стоимости путевок. Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить: копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт; списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт; копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение; письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных |
|
Проведение периодических медосмотров |
Копия списка работников, подлежащих медосмотрам в текущем календарном году; копия договора с медучреждением; копия лицензии медучреждения |
|
Покупка лечебно-профилактического питания |
Перечень работников, которым выдают питание, с указанием основания (пункт перечня), профессий работников и норм выдачи; номер рациона питания; график занятости работников, которые имеют право получать профилактическое питание; копии документов о времени, фактически отработанном во вредных условиях; копии постатейных смет расходов, запланированных на покупку профилактического питания; копии договоров страхователя с организациями общественного питания, если питание выдавали не в структурных подразделениях страхователя; копии документов, подтверждающих затраты на покупку питания |
|
Покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров |
Копия локального нормативного акта о проведении предсменных или предрейсовых медосмотров; копия лицензии на проведение медосмотров или договора с организацией, которая вправе проводить такие медосмотры (с приложением лицензии этой компании на право проведения медосмотров); копии счетов на покупку алкотестеров и алкометров |
|
Покупка тахографов |
Копии лицензий на право осуществлять перевозки и копии документов, подтверждающих соответствующий вид деятельности организации; перечень транспортных средств (далее – ТС), которые нужно оснастить тахографами (с указанием их регистрационных номеров, даты выпуска, сведений о прохождении техосмотра), копии паспортов ТС; копия свидетельства о регистрации ТС в ГИБДД; копии счетов на покупку приборов |
|
Покупка аптечек первой помощи |
Перечень приобретаемых медикаментов с указанием их количества, цены и санитарных постов, которые будут оснащены аптечками |
|
Приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного |
Копии документов, которые обосновывают приобретение оборудования; копии техпроектов или проектной документации либо выписки из них, которыми предусмотрено приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ; сведения о лицензии на осуществление образовательной деятельности в случае приобретения оборудования для обучения, в том числе для дистанционного |
Вопрос: Нужно ли при возврате средств из ФСС за спецоценку прикладывать пояснительную записку, почему в организации проводят СОУТ? ФСС требует представить т акую записку
Законодательство не требует оформлять и представлять в ФСС пояснительную записку с обоснованием причин спецоценки. В ФСС нужно представить только комплект документов, которые перечислены в подпункте «а» пункта 4 приказа Минтруда от 10.12.2012 № 580н. Поэтому у ФСС нет правовых оснований требовать оформить и представить пояснительную записку. При этом работодатель по своему усмотрению может составить подобную записку в произвольной форме, например: «Специальная оценка условий труда в ООО "Альфа" проводилась в январе 2018 года во исполнение требований статьи 212 ТК и статей 2, 3, 4 и 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда"».
Узнайте, принял ли ФСС заявление
Чтобы узнать, принял ли ФСС заявление о финансировании мероприятий по охране труда, зайдите на официальный сайт территориального органа ФСС. На сайте в течение одного рабочего дня с даты регистрации заявления появится информация о поступившем заявлении и о ходе его рассмотрения (п. 7 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н).
ФСС примет решение – возмещать или не возмещать расходы на охрану труда предприятию.
Таблица. Срок принятия решения ФСС о возмещении взносов на травматизм
|
Сумма страховых взносов, начисленных за предшествующий год |
Кто принимает решение |
Срок рассмотрения |
|
До 25 тыс. руб. включительно |
Территориальный орган ФСС |
В течение 10 рабочих дней со дня получения полного комплекта документов |
|
Более 25 тыс. руб. |
Территориальный орган ФСС после согласования с ФСС России |
В течение 3 дней после получения документов территориальный орган направляет их на согласование в ФСС России. ФСС России согласовывает представленные документы в течение 15 дней с момента получения |
Свое решение ФСС оформит приказом и направит его в течение трех рабочих дней на предприятие. Если ФСС откажет в финансировании, то он укажет причины отказа.
ФСС может отказать в возмещении взносов по одной из четырех причин:
- у предприятия есть задолженность по уплате страховых взносов, пени и штрафы, не погашенные на день подачи страхователем заявления. Риск отказа есть, даже если долг составляет несколько рублей;
- документы содержат недостоверную информацию;
- средства на возмещение взносов предприятиям, которые предусмотрены бюджетом ФСС, полностью распределены;
- предприятие представило неполный комплект документов.
По другим причинам ФСС отказать не вправе. Об этом сказано в пунктах 8–10 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н.
Вопрос: Можно ли восстановить срок подачи заявления в ФСС по возмещению расходов на охрану труда
Нет, нельзя.
В Правилах, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н, подача заявления после 1 августа не предусмотрена.
В пункте 10 Правил указано, что при отказе ФСС в приеме заявления по каким-либо основаниям страхователь может повторно обратиться с заявлением в территориальный орган ФСС, но не позднее 1 августа.
- Направьте заявление о возмещении расходов на охрану труда
После того как работодатель получит от ФСС решение о финансовом обеспечении предупредительных мер, подготовьте заявление о возмещении произведенных расходов на оплату предупредительных мер и приложите к нему документы, которые подтверждают целевой расход средств. Чтобы уточнить, какие документы приложить, свяжитесь со специалистом территориального ФСС.
ПРИМЕР
Какие документы приложить к заявлению о возмещении произведенных расходов на оплату предупредительных мер
В ООО «Гамма» возвращают средства за спецоценку и приобретение аптечек. Поэтому прикладывают документы, которые подтверждают целевой расход средств на эти мероприятия.
Документы для спецоценки:
- договор об оказании услуг;
- акт оказанных услуг.
Документы для приобретенных аптечек:
- договор купли-продажи;
- платежная накладная;
- платежное поручение.
Направьте пакет документов до 15 декабря соответствующего года. Это указано в пункте 4 положения об особенностях назначения и выплаты в 2021 году, утвержденного постановлением Правительства от 30.12.2020 № 2375. Форма такого заявления приведена в приложении № 14 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26.
ФСС в течение пяти рабочих дней со дня приема заявления принимает решение о возмещении средств и переводит средства на расчетный счет страхователя, указанный в этом заявлении.
- Ежеквартально отчитывайтесь в ФСС
Об использовании суммы страховых взносов на финансирование профилактики травматизма и профзаболеваний нужно ежеквартально отчитываться. Отчеты составляйте по рекомендуемой форме из приложения 1 к письму ФСС от 05.08.2020 № 02-09-11/12-05-19094. Отчетные документы сдавайте специалисту отделения ФСС по реестру.
ФСС не вернет средства, потраченные на мероприятия по охране труда, если они не подтверждены документами о целевом использовании средств (п. 14 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н).
